La documentazione aziendale

Un piccolo commerciante o un artigiano, nell’amministrazione della propria attività, può fare quasi tutto da solo e non ha obblighi di rendiconto verso terzi, o verso la collettività, come accade per attività di proprietà altrui, dal condominio agli enti pubblici, dove l’esigenza di rendicontazione scatta subito.

Le aziende pubbliche sono amministrativamente rigide per definizione, mentre quelle “private” hanno una rigidità proporzionale alle dimensioni aziendali.

L’importanza delle rigidità amministrativa-aziendali per l’emersione della ricchezza si evidenzia prima di tutto nelle vendite da parte di grandi aziende a consumatori finali, nelle telecomunicazioni, nei trasporti, nell’energia, nella grande distribuzione al dettaglio; in questi casi le procedure aziendali di registrazione di corrispettivi, verso utenti anonimi o la cui identità è irrilevante , servono a tassarne i consumi (attraverso l’IVA o altre imposte su specifici beni e servizi).

Nella maggior parte degli altri paesi ci si fida della procedura di rilevazione del fornitore, cioè della tassazione aziendale, ovvero si fa affidamento nel controllo del fisco, secondo gli schemi della tassazione “tradizionale”. Solo in Italia, vista la scarsa rigidità amministrativa di piccole aziende, e una gran massa di “autonomi”, la registrazione dei corrispettivi dev’essere preceduta dall’emissione di ricevute e scontrini fiscali ( ).

L’identificazione del consumatore finale attraverso la fattura è quindi solo eventuale; ad esempio quando il consumatore la richiede o quando il fornitore, per sua comodità amministrativa, (soprattutto nei rapporti continuativi di utenze di energia e telecomunicazioni), emette fatture in ogni caso.

La fattura è invece fondamentale, e addirittura obbligatoria quando il cliente è un altro operatore economico “intermedio”, che può detrarre l’IVA sugli acquisti, e dedurre i costi ai fini della determinazione del reddito. Il cliente in questo caso richiede la fattura per documentare i propri costi e detrarre l’IVA .

L’azienda conosce d’altro canto coloro cui eroga, direttamente o indirettamente, redditi o elementi positivi di reddito. Su questo, la tassazione fa leva in vari modi.

Il più elementare è la ritenuta definitiva, a titolo di imposta, che l’erogante in veste di “sostituto di imposta” trattiene da quanto dovuto e versa al fisco. Lo stesso sistema è grossomodo seguito per l’imposta sostitutiva.

Le ritenute di imposta e le imposte sostitutive esauriscono la tassazione sui redditi cui sono applicate, e quindi al fisco non servono ulteriori informazioni. L’erogante può però anche prelevare un acconto su un reddito lordo, che concorre a formare, assieme ad altri redditi e altri costi, un risultato globale determinato dal contribuente a consuntivo, da cui saranno scomputati gli acconti. Queste ritenute di acconto sono diffuse per i collaboratori, dipendenti o autonomi, delle aziende, ed hanno una funzione segnaletica: il percettore di un reddito soggetto a ritenuta sa che esso sarà inserito nelle banche dati del fisco, il quale potrà procedere a un incrocio con la sua dichiarazione. In questo caso la funzione “segnaletica al fisco” è quasi più importante di quella esattiva.

Questi ulteriori passaggi impongono al sostituto un lavoro aggiuntivo molto complesso, rispetto alle rilevazioni aziendali che comunque effettuerebbe nel suo interesse, e che andrebbe in qualche modo compensato .

Le segnalazioni oggi ottenute attraverso le ritenute, andrebbero estese a tutti i percettori di redditi erogati dalle aziende, anche se formalmente imprenditori, ma sostanzialmente “autonomi” o micro-aziende, ad esempio di piccoli lavori edilizi, elettrici, meccanici, etc.., dove oggi può presumersi diffusa la prassi di emettere fatture attive, magari verso clienti che le deducono fiscalmente, senza poi registrarle.

La segnalazione caratterizza anche il c.d. “contrasto di interessi” , in cui il consumatore finale dedurrebbe, in tutto o in parte, alcune spese personali, a condizione di segnalare al fisco le generalità del percettore (il sistema potrebbe funzionare solo coinvolgendo professionisti e centri contabili che predispongono le dichiarazioni dei redditi dei consumatori finali).

La tassazione aziendale si basa essenzialmente sui già indicati documenti, come fatture , ricevute, scontrini etc.; quando tali documenti sono numerosi, vengono riepilogati nei “libri contabili”, supporti utili non solo per conoscere i dati globali espressi in gruppi di documenti numerosi, ma anche per rintracciare più rapidamente il singolo documento. I risultati dei libri contabili sono poi il punto di partenza per redigere, al termine dei periodi amministrativi (denominati periodi di imposta, o fiscal years) i bilanci, i rendiconti e le dichiarazioni fiscali. Per le attività di minori dimensioni, dove i documenti sono pochi, è agevole passare direttamente da essi ai rendiconti annuali. I libri contabili, forse per l’illusorio tentativo di creare le aziende anche dove non ci sono, sono obbligatori anche per le imprese individuali e i professionisti “senza azienda”, cioè per gli “autonomi”. Tali libri rilevano di pari passo sia per le imposte sui redditi sia per l’IVA; in quest’ultimo tributo, dove non c’è da determinare un imponibile globale annuo, la contabilità serve ad annotare i corrispettivi e gli acquisti a intervalli temporali (in genere mensili), versando eventuali debiti.

In genere la contabilità e i documenti sono emessi e conservati tramite programmi informatici, e solo periodicamente stampati su carta libera (cioè senza formalità, bollature, etc..).

Dovrebbe essere evidente che la tassazione aziendale non poggia sul rigore formale dei documenti, come gli atti solenni notarili, ma sulla rigidità delle procedure aziendali, la loro ripetitività, oggetto di controlli di verosimiglianza, diretti alla credibilità economica e coerenza reciproca dei dati aziendali. Occorre quindi valutare non tanto il “documento” in modo isolato, ma la credibilità complessiva del contesto amministrativo in cui esso si inserisce, la verosimiglianza di quanto esso afferma, in relazione all’organizzazione aziendale coinvolta.

Quando il titolare dell’azienda ha margini per manipolare, a danno del fisco, le procedure contabili che lui stesso si è dato, deve fare i conti anche con la gestione di cassa delle risorse sottratte: il contante è, ovviamente, la strada più sicura, ma non sempre è praticabile per i rapporti col cliente, o per la fuoriuscita di cassa dall’azienda a fronte di un documento fittizio. Quando una azienda paga tutti i fornitori per bonifico, pagare qualcuno per contanti attirerebbe subito il sospetto. Quindi è verosimile una gestione di conti bancari, “paralleli” intestati a società o prestanome, sia nazionali sia esteri. Le informazioni bancarie, ormai acquisibili senza limiti formali, sono infatti molto meno utilizzabili delle segnalazioni provenienti dai clienti: inoltre la libertà di circolazione dei capitali consente di ubicare direttamente all’estero il frutto delle omissioni di ricavi o dei costi fittizi.. Non serve un “paradiso fiscale”, ma basta un paese estero a fiscalità ordinaria, per mettersi, salvo casi eccezionali, al riparo dai controlli.

Non è infatti concepibile una “anagrafe mondiale” dei conti bancari, ed oggi “internet banking” offre possibilità impensabili di manovrare, in modo anonimo, conti intestati a prestanome, attraverso le relative password.

Quando manca ogni azienda, ed esiste solo un insieme di beni, non autosufficiente rispetto al titolare, la contabilità è totalmente inutile, come nel caso di milioni di “autonomi” (piccoli commercianti, artigiani e liberi professionisti). Non rendendosi conto di dover mantenere, in questi casi, la tradizionale tassazione “su richiesta del fisco” (e non solo delle aziende clienti), si è cercato forzatamente di omologare questi soggetti alle aziende imponendo loro una contabilità, di cui non hanno alcun bisogno e cui non sarebbero tenuti civilisticamente; nasce così la farsa della “contabilità senza azienda”, che provoca tanto lavoro noioso, faticoso e inutile, da parte di commercialisti, ragionieri, consulenti del lavoro, centri contabili. Sono simulacri di “direttori amministrativi esterni” del tutto ignari dell’attività di cui tengono i conti, basandosi sui dati comunicati dal titolare. E’ un enorme spreco di lavoro professionale, che potrebbe essere utile sotto altri profili a vantaggio del fisco . Il fisco non può creare le aziende dove non ci sono, però può attribuire ai professionisti compiti di informazione e trasmissione dati impossibili da richiedere dove le aziende non ci sono. Le aziende, e i tentativi del legislatore fiscale di portare la tassazione aziendale dove le aziende mancano (come nel caso della deduzione di spese da parte dei consumatori finali), richiedono la gestione e soprattutto la comunicazione e conservazione al fisco di documenti secondo procedure omogenee che non sono certo gestibili da comuni cittadini, e richiedono una intermediazione che rappresenta il ruolo naturale della massa dei professionisti tributari.

Le dichiarazioni fiscali sono appunto uno di quegli adempimenti tributari generalizzati, radicati nella tassazione tradizionale di diritto amministrativo , riguardanti non solo le aziende, ma la generalità dei contribuenti, e dove il ruolo ausiliario dei professionisti è fondamentale (le “dichiarazioni fai da te” sono ormai un’eventualità trascurabile, proprio per il reticolo informatico della tassazione aziendale).

La funzione delle dichiarazioni è quella di monitoraggio del territorio e dell’economia,da parte dei pubblici poteri tributari, e questo ne conferma la natura di adempimento di diritto amministrativo. Con esso talvolta si comunicano dati di riepilogo, su adempimenti in precedenza effettuati, e questo è più frequente per la tassazione dei consumi (IVA) e dei redditi altrui da parte delle aziende (sostituti di imposta). Per i redditi propri, invece, la dichiarazione serve a liquidare l’imposta, non solo per gli operatori economici, ma anche per chiunque abbia redditi soggetti a irpef (compresi redditi di lavoro dipendente, pensioni, immobiliari, etc.).